Como contratar um funcionário: passo a passo para empresas
Como contratar um funcionário do jeito certo: exame admissional, registro no eSocial antes do primeiro dia, contrato de experiência de até 90 dias, controle de ponto e custos além do salário. Passo a passo completo para pequenas empresas evitarem processos.
Para contratar um funcionário corretamente, a empresa deve definir cargo e salário, encaminhar o candidato ao exame admissional (ASO), registrar a admissão no eSocial antes do primeiro dia de trabalho e assinar o contrato escrito — nessa ordem. Quem inverte essa sequência e coloca a pessoa para trabalhar "de teste" sem registro já começa o contrato devendo. Este passo a passo mostra como contratar um funcionário do jeito certo e quanto ele custa além do salário.
Este artigo faz parte do guia completo de consultoria trabalhista para empresas, que reúne todas as rotinas de prevenção do empregador.
Passo 1 — Defina o cargo, o salário e o piso da categoria
Antes de anunciar a vaga, defina por escrito o cargo, as funções e a jornada. O salário nunca pode ficar abaixo do salário mínimo — R$ 1.621,00 em 2026 — nem do piso da categoria fixado na convenção coletiva do setor (comércio, alimentação, saúde etc.).
Consultar a convenção antes de contratar evita um erro comum: descobrir, anos depois, que a empresa pagou abaixo do piso e deve as diferenças de todo o período, com reflexos em férias, 13º e FGTS.
Passo 2 — Exame admissional (ASO)
O exame admissional é obrigatório e deve ser feito antes de o empregado assumir a função. O médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que declara se o candidato está apto para aquele trabalho específico.
O ASO protege os dois lados: o trabalhador, porque documenta sua condição de saúde na entrada, e a empresa, porque evita a discussão futura sobre doenças anteriores à contratação. Guarde o documento no dossiê do empregado.
Passo 3 — Registro no eSocial antes do primeiro dia
A admissão deve ser informada no eSocial antes do início do trabalho — essa é a regra que substitui a antiga anotação prévia em livro de registro. Empregado que começa a trabalhar sem registro caracteriza trabalho informal, com multa administrativa prevista no art. 47 da CLT, de R$ 3.000,00 por empregado (R$ 800,00 para microempresa e empresa de pequeno porte), além das verbas de todo o período.
A anotação na carteira de trabalho hoje é digital: feito o registro no eSocial, os dados aparecem no aplicativo da Carteira de Trabalho Digital do empregado.
Passo 4 — Contrato escrito e contrato de experiência
A lei não exige contrato escrito para todo empregado, mas ele é a principal prova das condições combinadas: função, salário, jornada, local de trabalho e regras internas. Para a empresa, trabalhar sem contrato escrito é abrir mão da própria defesa.
O contrato de experiência permite avaliar o empregado por prazo determinado:
- Duração máxima de 90 dias, já incluída a prorrogação;
- Só pode ser prorrogado uma única vez (por exemplo, 45 + 45 dias ou 30 + 60 dias);
- Deve ser assinado antes do início do trabalho — experiência combinada "de boca" depois que a pessoa já começou não vale;
- Vencido o prazo sem desligamento, o contrato vira automaticamente contrato por prazo indeterminado.
Passo 5 — Jornada e controle de ponto
Defina a jornada no contrato (o padrão legal é de até 8 horas diárias e 44 semanais) e escolha como o ponto será registrado: livro, relógio de ponto ou aplicativo. O controle é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 empregados, mas é recomendável para qualquer equipe.
Sem registro confiável, a empresa fica sem prova da jornada real — e, em uma ação de horas extras, a versão do empregado tende a prevalecer. As regras gerais de jornada e adicionais estão explicadas na página de Direito do Trabalho.
Quanto custa um funcionário além do salário
O salário é só uma parte do custo. Sobre a remuneração incidem, todos os meses ou de forma provisionada:
- FGTS: 8% da remuneração, depositado mensalmente;
- Férias + 1/3: a cada 12 meses, um salário acrescido de um terço;
- 13º salário: um salário extra por ano;
- Encargos previdenciários: variam conforme o regime tributário da empresa (Simples Nacional, lucro presumido ou lucro real) — por isso não há um percentual único, e o cálculo real deve ser feito com o contador ou advogado.
Exemplo com números (valores aproximados, sem os encargos que dependem do regime tributário): para um salário de R$ 1.800,00, a empresa provisiona por mês cerca de R$ 144,00 de FGTS (8%), R$ 150,00 de 13º (1/12) e R$ 200,00 de férias com 1/3 (1/12 de R$ 2.400,00). O custo mensal parte de aproximadamente R$ 2.294,00 — antes dos encargos previdenciários e de benefícios como vale-transporte. Para simular os valores do seu caso, use a calculadora de férias e a calculadora de 13º salário.
Erros na contratação que geram processo
- Começar "de teste" sem registro: qualquer dia trabalhado sem registro já gera direito a verbas e pode gerar multa. O período de avaliação existe e se chama contrato de experiência — registrado desde o primeiro dia.
- "Pejotizar" o cargo: pedir que o candidato abra MEI ou PJ para ocupar uma função com horário, chefia e trabalho diário é o atalho que mais gera reconhecimento de vínculo. Entenda os critérios no artigo sobre pejotização e riscos para empresas.
- Ignorar a convenção coletiva: piso, reajustes e benefícios da categoria valem mesmo que a empresa não conheça o documento.
- Não guardar documentos: contrato, ASO e recibos sem arquivo organizado deixam a empresa sem prova em juízo.
Perguntas frequentes sobre como contratar um funcionário
Posso deixar o funcionário trabalhar uns dias antes de registrar?
Não. O registro no eSocial deve ser feito antes do início do trabalho. Qualquer período trabalhado sem registro caracteriza informalidade, gera direito a todas as verbas do período e sujeita a empresa a multa administrativa.
Quanto tempo pode durar o contrato de experiência?
No máximo 90 dias, já contada a prorrogação, que só pode ocorrer uma vez. Combinações comuns são 45 + 45 dias ou 30 + 60 dias. Passado o prazo sem desligamento, o contrato passa a ser por prazo indeterminado.
Posso pagar menos que o salário mínimo no contrato de experiência?
Não. Mesmo em experiência, o salário não pode ficar abaixo do mínimo — R$ 1.621,00 em 2026 — nem do piso da categoria previsto em convenção coletiva, que muitas vezes é superior ao mínimo.
O exame admissional é obrigatório para toda contratação?
Sim. O ASO admissional deve ser realizado antes de o empregado iniciar as atividades, e o documento deve ficar arquivado na empresa. Também são obrigatórios os exames periódicos e o demissional, conforme o programa médico da empresa.
Contratar como MEI é mais barato do que registrar?
No curto prazo parece, mas se a pessoa trabalha com subordinação, todo dia e mediante salário, a Justiça pode reconhecer o vínculo de emprego e condenar a empresa a pagar todas as verbas do período como se ela sempre tivesse sido registrada — o que costuma sair muito mais caro.